Microsoft SharePoint

Analyse av Appwesome

Jeg ville begynt med å avklare én ting før jeg installerte Microsoft SharePoint: Appen er først og fremst en mobil inngang til arbeidsområder organisasjonen din allerede bruker, ikke et privat arkiv som automatisk organiserer alle filene dine. Når oppsettet er på plass, kan den gjøre det lettere å finne relevante områder, nyheter, filer og personer mens du er på farten. For meg er det nyttige løftet nettopp dette: mindre leting etter riktig sted og mer oversikt over hva som skjer i jobbsammenheng.

Hvem får mest ut av mobilappen?

Jeg tror appen passer best for ansatte som allerede samarbeider gjennom SharePoint på jobb, men ofte trenger å sjekke informasjon uten å sitte ved en datamaskin. Det kan være en kollega som vil finne en prosjektside før et møte, åpne et dokument som teamet bruker, eller lese en intern nyhet mens arbeidsdagen er i gang. Microsoft Corporation står bak appen, som ligger i produktivitetskategorien og er gratis å laste ned.

Den er mindre opplagt for deg som bare ønsker en enkel mappe på mobilen til private dokumenter. Da kan en vanlig skylagringsapp være lettere å forstå og komme raskere i gang med. SharePoint gir mest mening når arbeidsplassen allerede bruker plattformen og har satt opp områder og innhold du faktisk trenger. Uten den sammenhengen kan appen føles tom eller lite relevant, selv om den teknisk sett er installert og klar.

Fra installasjon til første nyttige handling

Et godt første mål er ikke å lære hele plattformen, men å finne ett arbeidsområde du kjenner navnet på. Etter installasjonen logger du inn med arbeidskontoen organisasjonen bruker, og ser etter området, nyheten eller filen du vanligvis må lete etter. Hvis du ikke vet hvor du skal begynne, spør en kollega eller administrator hvilket område teamet bruker til prosjektet ditt. Et konkret navn gir deg en langt enklere start enn å trykke deg rundt uten retning.

Når du finner riktig område, åpne en fil eller en nyhet du allerede har bruk for. Da får du testet den viktigste delen av mobilopplevelsen med en gang: om innholdet du trenger faktisk er tilgjengelig fra telefonen. Jeg ville også sjekket at filen hører til riktig arbeidsområde før jeg deler eller bruker den videre. I en organisasjon med flere prosjekter kan lignende navn fort gjøre det uklart om du har åpnet den nyeste eller relevante versjonen.

Et realistisk eksempel er å være på vei til et møte og oppdage at du mangler en detalj fra teamets prosjektområde. I stedet for å lete i gamle meldinger kan du åpne SharePoint, finne området og kontrollere den aktuelle informasjonen. Den handlingen er liten, men den viser raskt om arbeidsplassen har organisert innholdet på en måte som fungerer for deg. Hvis du finner det du trenger uten å kjenne alle menyene, har appen allerede gjort nytte for seg.

Hva er egentlig SharePoint?

For de som ikke er kjent med Microsoft SharePoint, så er det i bunn og grunn en plattform for samarbeid og dokumenthåndtering. Tenk på det som en digital hub der du kan lagre, dele og administrere filer og ressurser. Det er supert for både små og store organisasjoner som ønsker å holde alt samlet på ett sted.

Det som skiller SharePoint fra andre verktøy er dens evne til å integrere med andre Microsoft-produkter. Har du allerede investert i Office 365, vil du finne at SharePoint glir sømløst inn i arbeidsflyten din. Du kan også tilpasse det til å passe dine spesifikke behov, noe som gir deg en fleksibilitet som få andre plattformer kan matche.

Brukervennlighet og grensesnitt

La oss snakke om brukeropplevelsen. Det første jeg la merke til da jeg begynte å bruke SharePoint, var hvor intuitivt grensesnittet er. Selv om det kan virke litt overveldende ved første øyekast, er det enkelt å navigere når du først blir kjent med det. Alt er logisk organisert, og du kan lett finne det du leter etter.

Det er også verdt å nevne at appen er tilgjengelig på både Android og iOS, noe som betyr at du kan holde deg oppdatert mens du er på farten. Uansett om du er på kontoret, hjemme eller på reise, har du alltid tilgang til de viktigste dokumentene dine.

Samarbeid på sitt beste

En av de største fordelene med SharePoint er hvor enkelt det er å samarbeide med andre. Du kan dele dokumenter med kolleger, gi dem tillatelser til å redigere, og til og med spore endringer i sanntid. Dette gjør det mye enklere å jobbe sammen, spesielt når teamet ditt er spredt over forskjellige lokasjoner.

Det er også nyttig at SharePoint lar deg opprette intranett-områder for organisasjonen din. Disse områdene kan brukes til alt fra prosjekthåndtering til å dele nyheter og kunngjøringer med hele teamet. Det er en flott måte å holde alle informert og engasjert.

Tilpasningsmuligheter

Noe av det beste med SharePoint er hvor tilpasningsdyktig det er. Enten du vil tilpasse et eksisterende nettsted eller bygge et nytt fra bunnen av, gir SharePoint deg de verktøyene du trenger for å gjøre det. Du kan legge til tilpassede lister, biblioteker og apper, og til og med integrere tredjepartsverktøy som Jira eller Salesforce for å forbedre funksjonaliteten ytterligere.

Med SharePoint Designer kan du også tilpasse arbeidsflyter og automatisere prosesser, noe som sparer tid og reduserer risikoen for menneskelige feil. Dette er en stor fordel for de som ønsker å strømlinjeforme forretningsprosessene sine.

Sikkerhet og pålitelighet

Når det kommer til sikkerhet, leverer SharePoint virkelig varene. Microsoft har investert mye i å sikre at dataene dine er trygge, med funksjoner som flerfaktorgodkjenning, datakryptering og avansert trusselbeskyttelse. Dette gir en ekstra trygghet for bedrifter som håndterer sensitive opplysninger.

Pålitelighet er også en stor styrke. Med SharePoint kan du være sikker på at dataene dine alltid er tilgjengelige når du trenger dem, takket være Microsofts robuste skyinfrastruktur.

Når arbeidsområdet skaper forvirring

Den vanligste snubletråden for en ny bruker er etter min mening ikke selve mobilen, men at SharePoint speiler organisasjonens oppsett. Hvis områdene har uklare navn, eller teamet har flere steder for lignende dokumenter, kan det være vanskelig å vite hvor du skal lete. Appen kan vise innhold, men den kan ikke på egen hånd rydde opp i en rotete struktur. Be derfor om navnet på det offisielle området for teamet ditt, og bruk det som utgangspunkt.

Det er også lett å blande sammen tilgang til en fil med forståelse av hvordan den skal brukes. En fil kan være synlig i et arbeidsområde uten at den nødvendigvis er den versjonen teamet forventer at du skal følge. Se etter sammenhengen: hvilket område ligger den i, og passer den til oppgaven du skal løse? Hvis du er i tvil, bekreft med teamet før du sender den videre. Det er en enkel vane som kan spare deg for unødvendig forvirring.

Mobilappen sammenlignet med vanlige alternativer

Sammenlignet med en enkel skylagringsapp er SharePoint mer knyttet til arbeidsplassen som helhet: områder, organisasjonsnyheter og innhold som flere personer bruker sammen. Det er en styrke når du må følge med på hva som skjer i teamet, men også en ekstra terskel hvis du bare vil laste opp en fil og dele den med én person. Til en rask, uformell filutveksling kan et enklere verktøy oppleves mer direkte.

Sammenlignet med å bruke SharePoint i en nettleser eller på en datamaskin er mobilen best til raske oppslag og korte arbeidsøkter. Jeg ville brukt den til å finne et område, lese en oppdatering eller kontrollere en fil mens jeg er borte fra skrivebordet. For omfattende redigering, oppsett av arbeidsområder eller administrasjon av intranett er en større skjerm vanligvis et bedre valg. Mobilappen supplerer dermed arbeidsflyten, men erstatter ikke nødvendigvis alle oppgavene du gjør på kontoret.

Små grep som gjør starten enklere

Et praktisk tips er å begynne med innhold du allerede kjenner, i stedet for å utforske alle tilgjengelige områder på én gang. Finn først teamets viktigste arbeidsområde, og legg merke til hvordan nyheter og filer er organisert der. Når du forstår den lokale strukturen, blir det enklere å vurdere hvor du skal lete neste gang. Dette er særlig nyttig i store organisasjoner, der appen kan gi tilgang til mer innhold enn du trenger i hverdagen.

Bruk også mobilappen til å oppdage hva teamet faktisk holder oppdatert. Hvis en nyhetsside eller et område konsekvent inneholder fersk informasjon, kan det være et bedre startpunkt enn å spørre rundt eller lete i gamle samtaler. Omvendt er det verdt å si fra hvis informasjonen virker utdatert eller vanskelig å finne. En mobilvisning gjør problemer med navngivning og organisering tydelige fordi du ofte har mindre plass til å skanne mange filer samtidig.

Før du velger appen som hovedmåte å jobbe med dokumenter på, tenk gjennom hvor mye du skal gjøre fra telefonen. Hvis oppgaven er å lese, orientere seg og finne fram, passer den godt. Hvis du ofte må endre store dokumenter, bygge sider eller administrere innhold, bør du regne med å bruke andre Microsoft-verktøy eller en datamaskin i tillegg. Det skillet gjør forventningene mer realistiske fra første dag.

Hva du kan forvente av tilgang og videre bruk

Appen er gratis, har aldersmerking PEGI 3 og er oppført med en gjennomsnittlig vurdering på 4,0 fra rundt 34 000 vurderinger. Den har over 10 millioner installasjoner, ble lansert 23. oktober 2016, og den nåværende versjonen er 3.41.01. Den oppgitte minste systemversjonen er 8.1. Slike tall kan gi et inntrykk av hvor utbredt appen er, men for din egen bruk er det viktigste om organisasjonen har lagt til rette for at du skal finne relevante områder og filer.

Hvis du lurer på om du kan bruke den uten en arbeidskonto, er det klokt å starte med å undersøke hvordan arbeidsplassen din deler SharePoint-innhold. Appens verdi ligger i forbindelsen til organisasjonens arbeidsområder, så en installasjon alene garanterer ikke at du har noe nyttig å åpne. Har du tilgang, men ikke ser forventet innhold, spør hvilken konto eller hvilket område som brukes. Det er ofte en mer effektiv løsning enn å reinstallere appen eller lete tilfeldig.

Jeg ville også sett på den som et supplement til, ikke en erstatning for, teamets vanlige arbeidsmåter. Den er nyttig når informasjonen allerede er organisert og du trenger den raskt. Hvis teamet ditt fortsatt sprer filer mellom mange ulike tjenester, vil ikke mobilappen alene samle alt på magisk vis. Det avgjørende er at kollegene faktisk bruker de samme SharePoint-områdene og vet hvor de skal publisere relevant innhold.

Alt i alt er Microsoft SharePoint en kraftpakke av en app som har mye å tilby, enten du er en del av en liten oppstart eller en stor bedrift. Hvis du leter etter et verktøy som kan forbedre samarbeidet og effektiviteten i teamet ditt, bør du absolutt vurdere å gi SharePoint en sjanse. Det kan være akkurat det verktøyet du trenger for å ta organisasjonen din til neste nivå.

Min anbefaling til en ny bruker

Jeg ville anbefalt appen til deg som allerede har en konkret grunn til å åpne SharePoint på mobilen: et teamområde du følger, nyheter du må få med deg eller filer du ofte trenger utenfor kontoret. Start med én oppgave og ett kjent område. Hvis du finner det du trenger, har du en tydelig grunn til å fortsette å bruke appen; hvis ikke, er det sannsynligvis arbeidsplassens organisering eller tilgang du bør få avklart før du forventer mer av mobilen.

For en person som vil ha et enkelt privat filarkiv, eller som ikke samarbeider gjennom SharePoint fra før, ville jeg valgt et mer rett fram alternativ. Men for en førstegangsbruker som allerede er del av et SharePoint-basert team, er terskelen overkommelig når målet er konkret. Den beste første suksessen er ikke å forstå hele plattformen, men å finne riktig arbeidsområde og bruke informasjonen der til noe du faktisk skal gjøre.